Den upphandlande myndigheten är skyldig att kunna visa att referenspersoners svar inneburit att krav uppfylls

En myndighet gjorde sex avrop genom förnyad konkurrensutsättning på ett ramavtal om lokalvård i skolor.  Leverantör A fick kontrakt i alla sex avrop. Leverantör B ansökte om överprövning och begärde i första hand att tilldelningsbesluten skulle ändras och i andra hand att avropen skulle göras om. B menade att anbuden inte hade behandlats på ett objektivt och likabehandlande sätt, samt att utvärderingen inte hade skett på ett transparent sätt. B menade att det inte framgick tydligt ur dokumentationen hur referenspersonerna hade svarat på varje utvärderingskriterium, det hade istället gjorts en sammanlagd bedömning. Det verkade också osäkert om en av referenspersonerna verkligen hade bekräftat att referensföremålet hade full funktionalitet.

Förvaltningsrätten ansåg att det inte fanns bevis för att den upphandlande myndigheten hade brutit mot likabehandlings- eller transparensprincipen och avslog ansökan. Den ansåg också att den person som hade genomfört referenstagningen fick antas ha uppfattat och tolkat uppgifterna korrekt.

B överklagade till kammarrätten. B menade att referenspersonernas omdömen hade varit helt avgörande för utvärderingen och att det därför var allvarligt att referenstagningen hade brustit i flera avseenden. B menade att tjänsteanteckningen från samtalen med referenspersonerna till och med innehöll oriktiga uppgifter. Mot bakgrund av hur den upphandlande myndigheten hade tillämpat förfrågningsunderlaget hade det också varit otydligt hur poängsättningen från referenstagningen skulle gå till.

Kammarrätten konstaterade att det inte finns något krav i LOU på att en upphandlande myndighet ska göra en tjänsteanteckning efter en muntlig referenstagning, däremot finns det krav på dokumentation av en upphandlings genomförande. Enligt EU-praxis finns det en skyldighet att lämna insyn och upphandlingskriterier ska inte förenas med krav som inte kan kontrolleras. Kammarrätten ansåg att den upphandlande myndigheten måste kunna visa vilka uppgifter som referenspersonerna hade lämnat och dokumentera dessa. Av den befintliga tjänsteanteckningen gick det inte att utläsa att en av referenspersonerna ansåg att kvalitetsledningssystemet fyllde sin funktion. I och med bristerna i tjänsteanteckningen gick det inte att kontrollera om svaret innebar att förfrågningsunderlagets krav var uppfyllt, vilket stred mot transparens- och likabehandlingsprincipen. Då B kunde komma att lida skada av myndighetens agerande beslutade kammarrätten   att en ny utvärdering skulle göras där referenstagningen skulle göras om.

Avropen hade skett efter det att nuvarande LOU trätt i kraft, men eftersom ramavtalet i fråga upphandlats enligt 2007 års LOU skulle 2007 års LOU tillämpas på avropen.