Vart du än är i upphandlingssverige pratas det nu om dialog. Många är fortfarande restriktiva med dialoger och tror att de riskerar att bryta mot ett av likabehandlingsprincipens syften: att ge alla leverantörer samma information vid samma tillfälle.

En dialog inför en upphandling är dock helt okej och bryter inte mot någon princip. Frågan är bara när det slutar att vara inför upphandlingen, det vill säga när upphandlingsprocessen anses påbörjad.

Enligt upphandlingsjurister påbörjas upphandlingsprocessen vid det tillfälle då upphandlingens förfarande bestäms. Innan den upphandlande enheten beslutat om upphandlingsförfarande är det alltså fritt fram att ha dialog med en eller flera leverantörer.

Leverantörsdialoger inför upphandling ser jag som en självklarhet om vi ska kunna beakta affärsmässigheten i våra upphandlingar och avtal. Vi kan omöjligt veta så mycket om branschen som de leverantörer vi förväntar oss anbud ifrån gör.

Varför ska vi då inte suga åt oss av den kunskapen innan vi skriver ihop en kravspecifikation på aktuell vara eller tjänst?

Inte sällan skriver vi kravspecifikationer utan att ha pratat med leverantörer av varan/tjänsten och det blir, om inte förr, väldigt tydligt under annonseringstiden. Inflödet av frågor och svar brukar ofta spegla hur tydligt vårt förfrågningsunderlag är och ju mindre kännedom om branschen, varan och eller tjänsten desto fler frågor rullar in.

Dessutom står det i de flesta upphandlingar att alternativa anbud inte accepteras, vilket är ytterligare ett sätt att skriva fast oss i det vi som upphandlande enhet tror är rätt för oss. Jag menar dock att, förutom att vi självklart ska ha dialog med leverantörerna innan vi skriver våra förfrågningsunderlag, även kan våga tillåta alternativa anbud.

Hur många innovativa lösningar missar vi då vi snävar in oss till att endast ta emot anbud exakt enligt våra förfrågningar?

Det pratas nu om att skapa forum eller arenor för att underlätta leverantörsdialoger, men ju mindre leverantör du önskar få anbud ifrån desto enklare bör du göra det. Lyft luren och kontakta den leverantör du ser som potentiell anbudsgivare till din upphandling.

Ta ett förutsättningslöst samtal med den lokala leverantören och hör efter hur han/hon skulle ställa sig till att lämna anbud i en offentlig upphandling. Fråga vad leverantören kan erbjuda, berätta om behovet och lyssna förutsättningslöst. Det behöver inte vara krångligare än så! Sedan kan det vara bra med stora informations- och dialogmöten i andra sammanhang, det beror självklart på vilken upphandling man står inför.

I Härnösand har vi utvecklat en dialogmodell som innebär olika former av god dialog inför upphandling – vilket förväntas ge färre frågor under annonseringstiden. Även uppföljning av upphandlingen, efter det att avtal tecknats, ska präglas av god dialog.

Dialogen efteråt är lätt att glömma men ack så viktig. Där får vi en chans att inför nästa upphandling reflektera över vad som blev bra, vad som blev mindre bra och hur vi kan tänka nästa gång.

Hade vi rätt ambitionsnivå? Nådde vi de SME-företag vi ville öppna för? Det är exempel på frågor man kan ställa sig. Ta dialogen med alla anbudsgivare, inte bara med vinnande leverantör.

Fanns det potentiella anbudsgivare du förväntade dig anbud ifrån men inte fick? Ja, då bör du ta dialogen även med dem. Att få reda på varför de valde att inte lämna anbud kan vara en viktig pusselbit inför nästa upphandling.

Vårt arbete med leverantörsdialoger i Härnösand har visat sig vara väldigt positivt. Vi bjuder även in leverantörer att boka tid med en upphandlare för ett förutsättningslöst möte. Där kan de berätta om sin vara/tjänst samtidigt som det ges möjlighet att ställa frågor till oss om offentlig upphandling.

Det märks att företagare inte är vana att få chansen att träffa kommunens upphandlare, men det ger både oss och dem möjlighet att utvecklas i vårt arbete med upphandlingar respektive anbud.

Att våra potentiella leverantörer har uppskattat detta arbete visar sig på olika sätt. Inte minst i vår ökning i Svenskt Näringslivs årliga rankning över företagsklimatet där upphandling är en komponent som tog ett rejält kliv uppåt för Härnösand i 2015 års enkätundersökning.