Vi vet alla att juridiken sätter ramarna när vi ska upphandla. Affärsmässigheten måste vi dock arbeta med att definiera från fall till fall. Jag tror de flesta upphandlare har bra koll på juridiken, men ibland kanske en del stirrar blint på den och fastnar i tänket kring hur de ska göra för att göra rätt. Många är fortfarande rädda för överprövning, men så länge vi har principerna i bakhuvudet kan vi ändå våga vara kreativa. Att göra rättssäkra upphandlingar med fokus på både affärsmässighet och hållbarhet borde vara målet för varje upphandling.

Hur påverkas leverantören?

Vid kravställningen behöver några frågor lyftas upp med jämna mellanrum. Upphandlaren bör ställa sig frågorna: ”Hur blir det här för leverantören?”, ”Om jag vore leverantör, vad skulle kravet innebära för mig då?” och ”Hur påverkar kravet affären som helhet?” Det är frågor som behöver diskuteras med hela upphandlingsgruppen och det är upphandlarens ansvar att vägleda kravställarna när det gäller att väga in dessa aspekter.

Vi får ställa vilka frågor vi vill i en dialog, men vi bör vara försiktiga med vilken information vi ger leverantörerna.

Frågor måste självklart även ställas till leverantörerna. Vid nästan varje tillfälle jag haft dialog med en leverantör får jag höra att upphandlare är rädda för att prata med leverantörer. Varför då? Är vi alltså fortfarande rädda för dialog? Till dem som ifrågasätter om vi får prata med leverantörerna inför en upphandling brukar jag säga att så länge vi bara ställer frågor kan vi omöjligt göra fel. Vi får ställa vilka frågor vi vill i en dialog, dock bör vi vara försiktiga med vilken information vi ger leverantörerna. Där måste vi vara noga med att behandla leverantörerna lika.

Jag ser att fler annonserar en så kallad Request for information (RFI) inför upphandlingar, men jag tycker att det ofta finns andra vägar till dialog som ger mer. På vilket sätt dialog bör hållas är självklart beroende av vad vi upphandlar. Är det en stor och komplicerad upphandling med något osäker utgång, exempelvis ett IT-system, kan en RFI vara att föredra. Den når många och det går i text att beskriva en uttömmande problemformulering som kan vara till hjälp för leverantörerna när de ska svara på våra frågor. Är det en upphandling där jag har specifika frågor föredrar jag oftast att prata med leverantörerna. Jag sätter upp ett frågeformulär och ringer runt och ställer mina frågor till respektive leverantör.

Respekt för konkurrensen

Jag har också vid några tillfällen bjudit in till informations- och dialogmöte. Syftet har i första hand varit att informera från den upphandlande myndighetens håll, men samtidigt att erbjuda öppna frågor från leverantörerna. Då är det svårare att ställa specifika frågor till leverantörerna som inte alltid är villiga att svara på frågorna i närvaro av konkurrenter. Det måste vi ha respekt för. Generellt har jag en känsla av att ju mindre leverantörer jag har som intressenter, desto mindre formaliserad bör dialogen vara. Därför bör vi inte underskatta att lyfta luren och prata med varandra!

När jag ringer runt till leverantörer inför en upphandling brukar jag gå igenom de frågor jag identifierat, men även ställa två öppna frågor: har de synpunkter på hur en upphandling av just den varan eller tjänsten bör gå till och finns det något jag bör tänka extra på. De frågorna ger mig oftast mest. Leverantörerna har självklart bättre koll på varan, tjänsten och branschen än vad vi har.

Jag brukar också fråga leverantörerna om de har tips på en bra upphandling som någon annan har gjort av just det jag ska upphandla. Av det jag hör i leverantörsdialogen, hittar i omvärldsbevakningen  och i andra upphandlingar stjäl jag från de bästa och låter bli det jag tycker verkar vara dåligt.