I många upphandlingar lägger man till optioner, en icke-bindande möjlighet att köpa något extra med ett eget pris utöver det som upphandlas. Man får anta att syftet med optioner är att säkra ett eventuellt framtida behov i samband med en upphandling som ändå ska genomföras.

Antagligen förställer man sig också att man får ett bättre pris på optionerna då de upphandlas samtidigt som något av högre värde.

Men stämmer det verkligen? Jag menar att det i stället är mycket som talar för att optioner aldrig ska användas. Det finns två problem med optionen. Utvärderingen blir lidande och metoden inbjuder till osund strategisk budgivning.

Utvärdera optioner

Om priset på optionen ingår i utvärderingen kan man säga att den är en del av upphandlingen. Leverantören kan också bindas vid sitt pris i avtal utan att avropet blir en otillåten direktupphandling. För leverantören representerar optionen ett eventuellt avrop. Lika så för myndigheten.

Priset på optionen ingår i utvärderingen av anbudets totalkostnad. Det innebär att myndigheten riskerar att hamna i ett läge där priset på en vara eller tjänst, som det är oklar om det finns behov av, tillåts fälla avgörandet för vilket anbud som anses som det bästa anbudet.

Om vi inte på förhand vet om optionen kommer att avropas kan vi inte heller på förhand beräkna vilket anbud som har det bästa priset. Alla anbud är ”smittade” med en extra kostnad som är olika för varje anbud. Denna kostnad kan vara helt avgörande för utgången av upphandlingen.

Låt oss ta ett exempel. I en upphandling har vi ett pris och en option. Vi får två anbud enligt nedanstående:

Det blir vårt framtida, i dagsläget okända, köpbeteende som avgör vilket anbud som är bäst. Det är tämligen självklart! Om vi inte vet vad vi kommer att köpa i framtiden kan vi inte avgöra vilket anbud som är bäst i dag.

Osund strategisk budgivning

Optioner inbjuder också till osund strategisk budgivning. Eftersom optionspriset ingår i utvärderingen spelar det ingen roll om kostnaden ligger på optionen eller om delar av kostnaden flyttas från optionen till det som är fastställt att myndigheten kommer att köpa.

Metoden medför att det uppstår ett starkt ekonomiskt incitament för en budgivare att flytta kostnader från det som eventuellt ska avropas till det som är bestämt att man ska köpa. Det man köper blir då dyrare och det man kanske ska köpa blir billigare. Genom att flytta kostnader på detta sätt erhåller leverantören en större del av avtalets möjliga intäkter på kortast möjliga tid.

Om optionen sedan inte utnyttjas har leverantören dessutom fått betalt för något som aldrig levererats.

Men även om optionen avropas är det en dålig affärsmodell för köparen. När delar av kostnaden för optionen flyttas tidigareläggs utgiften. Då ökar köparens finansiella kostnader i motsvarande grad.

Om ambitionen med en upphandling är att säkerställa att man får den bästa affären är det mycket som talar för att optioner inte ska användas alls. Det finns undantag men i allt väsentligt förstör optioner vår möjlighet att validera vår egen inköpsprocess. Det är bara när det specificerade behovet överensstämmer med det verkliga som det går att säkerställa att vi gjort den bästa affären.

För att säkerställa den bästa affären måste man därför återgå till upphandlingens grundläggande princip och ställa rätt fråga:
Vi ska köpa det här! Hur mycket kostar det?