Jag läste i tidningen Magasin måltid att fyra skånska måltidschefer gör uppror mot sin livsmedelsgrossist Menigo. Kommunerna har enligt artikeln bland annat haft stora problem med att Menigo byter ut avtalade produkter, att varorna de har beställt inte kommer och att även ersättningsprodukterna uteblir.

Det har gått så långt att kommunerna har anlitat en advokat.

Artiklarna på ett livsmedelsavtal ändras i betydligt större utsträckning än på de flesta andra avtal. Det skapar problem.

Från vår livsmedelsgrossist får jag varje vecka en lista på artiklar som ska ändras. Varan kan ha utgått och ska då bytas ut mot något likvärdigt. Där börjar mitt jobb med att undersöka om ersättningsprodukten uppfyller samma krav som artikeln som har utgått.

Ibland kan det vara enkla saker att ta ställning till – som när en producent ändrar en förpackning med några gram. Ibland är det artiklar som utgår och då ska leverantören enligt avtal föreslå en ersättningsprodukt till minst samma kvalitet och till högst samma pris som den ursprungligt upphandlade varan.

Det är upp till mig att bedöma vad som anses vara en likvärdig ersättare.

Pia Askman, måltidschef i Svedala, beskriver i artikeln i Magasin måltid att hon trodde att det var ett skämt när Menigo skickade ut ”veckans sortimentsförändringar”. Hon blev ganska snabb varse om att det tyvärr inte var ett skämt.

Även om en fil med veckans sortimentsförändringar dimper ner, som namnet antyder, varje vecka, är det ändå ofta som artiklarna som ska ändras redan har försvunnit från leverantörens webbshop.

Vi får alltså inte ens chansen att hinna godkänna en ersättningsvara innan den ursprungliga produkten har utgått. Enheterna måste då beställa något annat till ordinarie listpris. För att få samma pris måste de ringa upp leverantören som manuellt slår in priset.

Detta blir ett stort problem då enheten antingen inte är medveten om att de haft artikeln på avtal. Och om de skulle veta det har de inte alltid tid och ork att sitta i telefonkö till en säljare.

Leverantören skyller på att de får in sena besked ifrån producenterna. Jag skulle nog hävda att problemet är bit av ett större pussel där kommunikation mellan avdelningar både hos producent och leverantör är problemet.

Rimligtvis bestämmer sig inte Zoégas över en natt för att minska innehållet i sina förpackningar med 50 gram. Oavsett vem som felat är jag som kund inte intresserad av att betala för deras brist på kommunikation.

Sortimentsförändringar på ett livsmedelsavtal kommer vi aldrig att komma från – hur gärna vi än vill det. Allt vi kan göra är att försöka minimera skadan genom att styra upp kraven i förfrågningsunderlaget.

Det är oerhört viktigt att ange att det är den upphandlade myndigheten som avgör vad som är en likvärdig ersättare. Det är även viktigt att ange vad som avses med en ”likvärdig” ersättare. I vissa fall har leverantören lagt in ersättningsprodukter som inte varit likvärdiga med den ursprungliga produkten. Då har jag föreslagit andra ersättningsprodukter.

När leverantören tar bort produkter och anser att det inte finns någon likvärdig ersättare har jag kunnat hitta andra lämpliga ersättare på marknaden. Vårt avtal slår fast att ”om en likvärdig ersättningsprodukt finns på marknaden är leverantören skyldig att leverera den”.

Mitt råd är att begära in produktblad så att ni kan övertyga er om att ersättningsprodukten uppfyller de krav som ställts. Står det i förfrågningsunderlaget att en pannkaka ska ha minst 13 procent ägg gäller det även för ersättningsprodukten. Annars ska ni inte godkänna utbytet.

Leverantörernas förkärlek för att ersätta märkesvaror med sina egna märkesvaror är vida känd. Egentligen ser inte jag det som ett större problem – så länge de uppfyller samma krav och kvalitet.

Ett sista tips är att inte vara rädd för sortimentsförändringar. Det betyder inte alltid att leverantören vill byta ut en produkt mot något sämre.

Ta tid på dig att kontrollera ändringarna. Ring producenten för att kontrollera att en produkt verkligen utgår. Begär in produktblad. Hitta själv lämpliga ersättare. Begär att ersättaren ska ha samma pris som den utgående artikeln.

Förändringar är oftast inte dåliga. I alla fall inte så länge som det är du som har kontrollen över riktningen som förändringen tar.