Upphandling lönar sig

Att genomföra en upphandling kostar i grova slängar mellan fem och tio procent av upphandlingens värde. Då ingår dessutom behovsanalys och kravspecifikation, något som skulle ha krävts även vid ett direktinköp utan föregående upphandling.

Den beräkningen gör Per Molander i ESO-rapporten Regelverk och praxis i offentligupphandling. Även om den publicerades år 2009 – och att det skett bland annat reallöneökningar sedan dess – anser han att siffrorna står sig rätt väl:

– Om det som ska upphandlas är tjänster kan vi anta att relativpriset mellan upphandlarens tid och det som upphandlas är någorlunda konstant. Slutsatserna från rapporten förändras då inte.

Vid varuupphandling blir tjänstemannatiden några procent dyrare per år. Det innebär att vinsten med upphandling sjunker i motsvarande grad.

Per Molander har analyserat cirka 125 upphandlingar inom stat och kommun. Han har dessutom bett olika upphandlande enheter att beräkna kostnaderna för en upphandling.

Örebro kommun bedömer att en enkel upphandling, som inte överprövas, kostar strax under 20 000 kronor att genomföra. Jönköpings kommun redovisar en genomsnittkostnad på lite drygt samma nivå.

Merkostnaden för att genomföra en liten upphandling på ett formellt sätt ­beräknas i ESO-rapporten till omkring 10 000 kronor. Vinsten som görs på att upphandla ligger samtidigt på runt 20 procent jämfört med priset hos en slumpmässigt vald leverantör.

Sammantaget pekar Per Molanders siffror på att en formaliserad upphandlingsprocedur lönar sig redan vid ganska låga värden: från runt 50 000 kronor och uppåt. Han tyckte då, och tycker fortfarande, att dagens direktupphandlingsgräns ligger för högt.

– Sedan rapporten publicerades har tröskelvärdet ungefär fördubblats, vilket det är svårt att finna stöd för i analysen. Jag tror alltså att det var ett dumt beslut, som förmodligen har lett till ökade kostnader för den offentliga sektorn.

Han noterar att priset för många direktupphandlade varor och tjänster hamnar strax under tröskeln – för att man ska kunna göra en direktupphandling:

– Om man höjer tröskeln kommer priserna att följa efter.

Det finns olika beräkningar av de så kallade transaktionskostnaderna. Molanders rapport har kritiserats för ett väl litet underlag. Upphandlingsutredningen, som föreslog höjd direktupphandlingsgräns, redovisar en dubbelt så hög merkostnad som ESO samtidigt som vinsten med upphandling beräknats betydligt lägre.

Leverantörernas anbudskostnader då? De bedöms i ESO-rapporten typiskt ligga på runt en procent av upphandlingsvärdet. I enstaka och mer komplicerade fall kan denna kostnad raka i höjden till 5-10 procent.