App revolutionerar avtalsuppföljning

Lunds kommun effektiviserar hanteringen av felleveranser och andra avvikelser från ramavtal. Sedan några veckor tillbaka rapporterar anställda reklamationer via en app i mobilen.

Informationen slussas inte bara vidare till aktuell leverantör för åtgärd. Avtalsansvarig vid upphandlingsenheten får exakt samma information. Tidigare, när uppföljningen inte var lika strömlinjeformad, hände det att upphandlarna fick veta om problemen alltför sent.

– Vetskap om alla avvikelser gör uppföljningen effektivare eftersom vi och leverantören nu har samma underlag, säger Elena Lopez, avtalscontroller på upphandlingsenheten.

Idén till appen kommer från Marie Anzelius. Hon är sedan ett och ett halvt år tillbaka ansvarig för kommunens livsmedelupphandlingar.

– Jag inspirerades av kommunala appar för felanmälan av exempelvis belysning och tänkte att det här kunde vara något för att vässa vår avvikelsehantering.

Lunds kommun har sammanlagt cirka 900 aktiva beställare.  Utrullningen av appen sker successivt och först ut av ramavtalsleverantörerna är Lekolar AB.

Övriga stora leverantörer, av till exempel kontorsmaterial och livs, kommer att anslutas stegvis:

– Vi räknar med att ha våra livsmedelsleverantörer i systemet till hösten, säger Marie Anzelius som berättar att en handledning är skriven och att produktionsledare och berörd personal ska få information inom kort.

Vilka erfarenheter har ni hittills dragit?

– Reklamationerna blir tydligare och inte lika ”öppna” som tidigare eftersom de är strukturerade efter det som är specificerat i avtalet, svarar Elena Lopez.

Hon pekar på möjligheten att även kunna bifoga ett mobilfoto eller ett dokument. Det bidrar till att göra det lättare att förstå vad som är fel, både för upphandlare och för leverantör.

Till fördelarna hör också att det blivit enklare för beställarna att rapportera in avvikelser. Den som vill anmäla fel fastnar inte längre i en telefonkö eller i långa mejlkonversationer. Det är heller inte längre nödvändigt att kontakta både leverantör och avtalsansvarig – det sker ju med automatik.

Att bygga en egen app låter inte alldeles billigt?

– Det blev inte så dyrt och besparingstid i hantering överväger den kostnaden, säger Marie Anzelius. Utvecklarna på Infracontrol utgick från sin standardapp som redan används inom kommunen för felanmälan från medborgare och anpassade den för oss.

Appen finns för smartphones med Apples operativsystem och Android.