Betygsättning gynnar båda

Innan Åke Andersson började som inköpschef på Örnsköldsviks kommuns bolag Övik Energi 2015 arbetade han med inköp inom industrin.

– Där jobbade vi med mycket med löpande utvärderingar av våra leverantörer och det tänket tog jag med mig, säger han.

2017 var han med och införde en modell där leverantörer inom fyra strategiskt viktiga områden utvärderas systematiskt. Dessa områden är entreprenadarbeten, kemikalier, maskiner och transporter.

Leverantörerna, i dag är de ett 20-tal, ombeds fylla i ett formulär med frågor inom nio olika värderingsområden: Organisation, riskhantering, kompetens, kommunikation, kvalitet, miljö, social hållbarhet, leverans- och serviceprestanda samt ständiga förbättringar.

Utvärderingsdokumentet är ett levande dokument som förändras i takt med att kraven ändras. Exempelvis har fokus på miljömässig och social hållbarhet ökat.

Inom varje område får leverantören skatta sig själva på en tregradig betygsskala där 0 är ”ej tillfredställande”, 1 är ”mindre bra” och 2 är ”bra”.

– Vi har noga definierat vad de olika områdena står för och hur vi tänker med graderingen. Bra kommunikation är nyckeln till framgång, säger Åke Andersson.

Samtidigt gör ansvarig inköpare tillsammans med verksamhetsansvarig på respektive avdelning motsvarande kartläggning och betygsättning av varje leverantör.

– Det handlar om att göra en omvärldsanalys och ibland tar vi in referenser. Vi vill se vilken approach bolagen har och vilken väg framåt de signalerar att de vill ta. Att de tar utveckling på allvar.

En gång per år, i vissa fall vartannat år, sker ett uppföljningsmöte tillsammans med leverantören där man diskuterar dennes betygsättning och jämför den med den som Övik Energi gjort.

Enligt Åke Andersson är vissa leverantörer för försiktiga i sin egen bedömning, medan andra kan vara lite väl positiva.

 – Men det brukar bli en väldigt bra diskussion där vi tillsammans går igenom potentiella förbättringsområden, både för dem och för oss som kund, säger Åke Andersson.

Utvärderingsarbetet tar tid, men ger tillbaka mer än det kostar, enligt Åke Andersson, en av de två personer på Övik Energi som arbetar med uppföljningarna.

– Det blir ständiga förbättringar som gör att det blir en kvalitetshöjning under avtalstiden. Vi upptäcker eventuella avsteg från avtalet snabbare. Både vi och leverantören tjänar ju att reducera antalet fel.

 – Dessutom är vi bättre förberedda när det är dags för nya upphandlingar. Vi håller våra tentakler ute mer och får bättre koll på andra leverantörer också.

De flesta leverantörer är positiva till arbetssättet, medan andra tycker att det är lite jobbigt.

 – Ibland är man bra på sin teknik men glömmer bort de mjuka sakerna runt omkring som också måste fungerar för att leveransen ska bi bra, säger Åke Andersson.

Övik Energi är det enda kommunala bolaget i Örnsköldsvik som har egna upphandlare. På den centrala upphandlingsenheten arbetar man inte på samma