Del 13: Utvärdera med kvotmodellen

Värde för pengarna är en av flera modeller inom familjen kvot. Modellens resultat är kvoten mellan värdet för de icke-ekonomiska kriterierna och anbudspriset (ekonomiska kriterierna). Högsta resultat är bäst. Figuren nedan visar formeln för att beräkna resultatet för modellen.

Populärt uttryckt blir kvoten ett mått på vad man får för pengarna, ”värde för pengarna” eller ”value for money”. Anbudspriset får inte vara lika med noll kronor, varför detta måste regleras i underlaget på lämpligt sätt.

Anbudspriset räknas i kronor och värdet räknas vanligen i poäng (eller motsvarande). Värdet för de icke-ekonomiska kriterierna kan beräknas på en rad olika sätt, exempelvis med en poängsummamodell.

För att se formler och för att prova dig fram i ett Excelark med denna utvärderingsmodell se här.

Följande steg beskriver utvärderingsmodellens värderingsgrund, viktning och sammanräkningsmetod. Beskrivningen utgår från ett exempel med en stol med utvärderingskriterierna komfort, inställningar och pris. Figuren nedan illustrerar hur ett resultat beräknas för exemplet baserat på värderingsgrund, viktning och sammanräkningsmetod.

Kriteriernas nivåer preciseras inledningsvis avseende kriterierna komfort och inställningar. Sex naturliga nivåer är identifierade för att mäta inställningar och tre naturliga nivåer för att mäta komfort. Därmed är första delen av värderingsgrunden skapad.

Värden (0, 50, 100) anges för komfort och (0, 20, 40, 60, 80, 100) för inställningar. Därmed är värderingsgrunden definierad.

Sedan viktsätts de icke-ekonomiska kriterierna mot varandra. I exemplet används poängskalan 100 poäng för både komfort och inställningar, det vill säga kriterierna komfort och inställningar har lika vikt.

Värdet beräknas genom att summera poängen för de icke-ekonomiska kriterierna.

Sammanräkningsmetoden innebär att värdet (poängen) för de icke-ekonomiska kriterierna divideras med anbudspriset (ekonomiska kriterierna).

I figuren ovan illustreras resultatets beräkning (röda siffror) för en stol med anbudspriset 500, med mellankomfort och inställningar på nivå 2. Värdet är 90 poäng (av 200) för kriterierna och resultatet är 0,18 (avrundat) för stolen. För exemplet kan det bästa och sämsta resultatet inte förutses då priserna är okända.

Modellen innehåller delarna värderingsgrund och sammanräkning. Modellen bör kompletteras med särskiljning för att särskilja anbuden vid lika resultat. Viktsättningen är dock dold i modellen och avgränsas till en viktsättning mellan de icke-ekonomiska kriterierna.

För att mätningen ska bli relevant bör rätt värde ställas mot anbudspriset. Om anbudspriset omfattar hela produkten bör värdet också mätas för hela produkten. Om anbudspriset avser ett tillägg till produkten – till exempel armstöd för en stol – bör mervärdet för armstödet ställas mot priset för armstödet.

Modellens egenskaper

Enkelhet
Många upphandlare upplever modellen som mycket enkel då den inte innehåller några krångliga formler eller värdesättning av priset. Modellen medger ingen viktsättning mellan anbudspriset (ekonomiska kriterierna) och de icke-ekonomiska kriterierna, vilket bidrar till modellens enkelhet men samtidigt är begränsande. Modellen är enkel att beskriva i underlaget. Dess svårighetsgrad styrs av vilken poängsummamodell som används för att fastställa värdet för de icke-ekonomiska kriterierna. Modellen är enkel att använda vid ett eller ett fåtal kriterier. Exempelvis används en variant av utvärderingsmodellen, konsultindex (se varianter nedan), vid konsultupphandlingar där vanligen endast huvudkriterierna kompetens och timpris ingår.

Kostnad
Kostnaden för att använda modellen är låg då beräkningar och förberedelser är enkla.

Viktbarhet
Viktning är inte meningsfullt att använda mellan anbudspris och de icke-ekonomiska kriterierna. Detta är en av modellens svagheter. Om vikter anges för värdet av de icke-ekonomiska kriterierna eller anbudspriset, ändras endast resultatets storlek utan att detta ändrar rangordningen mellan leverantörerna. Dock kan viktsättning användas för att vikta icke-ekonomiska kriterier mot varandra, eller ekonomiska kriterier mot varandra då totalkostnaden beräknas.

Med varianten värde för pengarna med vikt (se nedan) kan viktsättning användas mellan värdet (de icke-ekonomiska kriterierna) och anbudspris (de ekonomiska kriterierna).

Linjäritet
Resultatet är linjärt mot värdet. Resultatet är olinjärt mot anbudspriset. Se fördjupad analys av modellen.

Sammanfattning
Utvärderingsmodellen är enkel och billig att använda. Särskilt med få kriterier är den enkel att förstå och enkel att använda, vilket är modellens styrka. Den rekommenderas för enklare upphandlingar där ett eller ett fåtal kriterier förekommer. En nackdel med modellen är att det inte är meningsfullt att viktsätta anbudspriset (ekonomiska kriterierna) mot de icke-ekonomiska kriterierna, vilket å andra sidan bidrar till modellens enkelhet. 

En förutsättning för angivna egenskaper är att kriteriernas värderingsgrunder är absoluta. Om något kriteriums värderingsgrund är relativ är hela modellen relativ.

Hur modellen beskrivs i ett underlag – exempel

1.1 Pris
Stolen bör ha ett lågt inköpspris.

1.2 Inställningar
Stolen bör gå att ställa in på följande sätt (0–100 poäng):

• Lutning framåt/bakåt stolsits (20 poäng)
• Höjd stolsits över golvet (20 poäng)
• Armstöd höjd (20 poäng)
• Lutning ryggstöd (20 poäng)
• Höjd ryggstöd från sits (20 poäng)

1.3 Komfort (0/50/100 poäng)
Stolen bör ha hög komfort, som värdesätts med en av nivåerna nedan:

• Hög komfort (100 poäng)
• Låg komfort (50 poäng)
• Ingen komfort (0 poäng)

2. Viktning
Följande viktning används för kriterierna:

• Inställningsvikt: 50 %
• Komfortvikt: 50 %

3. Utvärderingsmodell
Tilldelning av poäng framgår ovan per kriterium. Utvärderingens resultat beräknas genom att dividera värdet för kriterierna komfort och inställningar med priset. Värdet för kriterierna komfort och inställningar beräknas genom att summera viktade poäng. Högsta resultat är bäst. Formel för beräkning av resultat:

Resultat = (Komfortpoäng * Komfortvikt + Inställningspoäng * Inställningsvikt) / Pris

Vid lika resultat mellan anbuden används följande särskiljningsmetod: Anbudens resultat jämförs mot varandra steg för steg för att särskilja anbuden. Denna jämförelse genomförs så långt det är nödvändigt.

1. I ett första steg jämförs anbudens pris. Lägsta pris är bäst.
2. Om detta inte avgör jämförs anbudens poäng för utvärderingskriteriet med högsta vikt. Högsta poäng är bäst.
3. Om detta inte avgör jämförs anbudens poäng för utvärderingskriteriet med näst högsta vikt. Högsta poäng är bäst.

Om kriterier har lika vikt ska kriterierna väljas i den ordning de förtecknas i vikttabellen.

Exempel
Vid utvärderingen bedömdes både stol från leverantör A och B ha 100 inställningspoäng.

Vid utvärderingen bedömdes stol från leverantör A ha 50 komfortpoäng och stol från leverantör B 100 komfortpoäng.

Stol från leverantör A: Pris = 1 000 kr
Stol från leverantör B: Pris = 1 500 kr                                 

Stol från leverantör A: Resultat = (100 * 25 % + 50 * 25 %) / 1 000 = (25 + 12,5) / 1000 = 37,5 / 1 000 = 0,0375
Stol från leverantör B: Resultat = (100 * 25 % + 100 * 25 %) / 1 500 = (25 + 25) / 1 500 = 50 / 1 500 = 0,0333

Stol från leverantör A vinner.

Avancerat: Fördjupad analys av modellen
Utvärderingsmodellens simulerbarhet, viktbarhet och linjäritet analyseras för ett exempel med två kriterier. Exemplet är konsultupphandling med utvärderingskriterierna timpris (pris) och kompetens. Kriteriet kompetens kan i sin tur bestå av underkriterier som till exempel kunskap, utbildning och erfarenhet. Vid analysen bortser vi från underkriterier och antar följande värderingsgrund för kriteriet kompetens:

I figuren nedan presenteras resultat för olika positioner (konsulter) med modellen värde för pengarna baserat på pris och kompetenspoäng. Beräkningarna framgår av figurens tabell. Resultatet 0,06 är lika längs den gröna likaresultatlinjen, till exempel för positionerna 1, 2 och 3. Konsult som befinner sig i position 2 kan exempelvis förbättra sitt resultat till 0,08 genom att förflytta sig till de röda positionerna 4, 5 eller 6.

Av figuren nedan framgår tre likaresultatlinjer. Grön likaresultatlinje har resultatet 0,06, röd har 0,08 och blå har 0,1. Resultatet blir bättre ju längre till höger likaresultatlinjerna ligger, som framgår av de svarta pilarna. Av figuren framgår tydligt vilka möjligheter en leverantör har att förbättra eller försämra resultatet. Exempelvis kan konsult i position 1 förflytta sig från likaresultatlinjen 0,06 till positionerna 4 eller 7 genom högre värde på kompetensen. Observera att många kombinationer av kompetens och pris kan ge samma resultat.

En intressant fråga är hur likaresultatlinjerna påverkas av en viktsättning mellan kriterierna kompetens och pris. I figuren nedan jämförs tre olika viktsättningar för tre olika konsulter. Följande tre viktsättningar och formler för resultatberäkning används:

Resultat = (1 * Kompetenspoäng) / (1 * Pris)
Resultat = (2 * Kompetenspoäng) / (1 * Pris)
Resultat = (1 * Kompetenspoäng) / (2 * Pris)

Av figuren framgår hur viktningen påverkar lutningen för likaresultatlinjerna. Av beräkningarna som redovisas i figurens tabell framgår dock att rangordningen mellan konsult 1, 2 och 3 inte påverkas. Den enda skillnaden är att värdet för resultatet ändras. Viktsatser kan alltså anges i täljaren eller nämnaren då resultatet beräknas, men det betyder endast att resultatets värden ändras utan att detta förändrar rangordningen mellan leverantörerna, varför sådan viktsättning är meningslös.

En intressant fråga är huruvida leverantörernas rangordning ändras om inboxning utförs  av kompetensen (täljaren i kalkylen), såtillvida att kompetensen delas upp i en basnivå och ett mervärde. Skillnaden mellan att ta med basnivån i värderingsgrunden och inte illustreras med figur A och figur B nedan. I det första fallet (figur A) sker värdesättning av hela kompetensen (basnivå och mervärde) på en skala 0–200, där värdet 100 är basnivån som alla konsulter måste uppfylla. Denna basnivå kan motsvara värdet av att de obligatoriska kraven uppfylls. I det andra fallet (figur B) sker värdesättning av värdet av kompetensen på skalan 0–100. Av figurerna framgår att likaresultatlinjerna har brantare lutning i figur B.

Figur A

Av tabellen nedan framgår resultatberäkningen. I fallet med basnivå och mervärde vinner konsult C1. Likaresultatlinjer till höger och nedåt är bättre.

Figur B

Av tabellen nedan framgår resultatberäkningen. I fallet utan basnivå vinner konsult C3. Likaresultatlinjer till höger och nedåt är bättre.

Viktning kan alltså användas genom att poängskalan för kompetens ”späds ut”. Utan vikt utvärderas värdet mellan 0 och 100 poäng, med utspädningen 100 utvärderas mervärdet mellan 100 och 200 poäng, med utspädningen 200 utvärderas mervärdet mellan 200 och 300 poäng och så vidare. Ju högre basnivå (utspädning), desto större betydelse får priset. Mervärdets betydelse minskar ju högre värderingen är av baskompetensen. Basnivån (baskompetensen) kan motsvara värdet för de obligatoriska kraven, eller också kan det bara vara en konstant som används för att förändra viktsättningen mellan pris och kompetens. Tabellen och figuren nedan illustrerar konsulterna B, C1, C2 och C3 med värden som plottats för olika baskompetens (utspädning). Vinnare är markerade med pilar i grafen, som pekar på bästa likaresultatlinje för respektive baskompetens. Det är alltså olika vinnare för olika utspädning. Resultat för modellen ”värde för pengarna med vikt” beräknas enligt formeln (modellen är en variant av ”värde för pengarna”):

Resultat = (baskompetens + mervärdeskompetens) / timpris

En relevant fråga för en utvärderingsmodell är om resultatet är linjärt mot kriterierna. För att undersöka detta analyseras ett exempel med fyra kriterier. Kriterierna avser upphandling av konsulter, där kriterierna erfarenhet (k1) och kunskap (k2) utgör konsulternas kompetens. I exemplet tilldelas 0–100 poäng för respektive kompetenskriterium. Kriteriet pris (ek1) avser timpriset i kronor för en konsult och kriteriet restid (ek2) avser konsultens restids-ersättning i kronor.

Formeln för att beräkna resultatet kan skrivas enligt följande för utvärderingsmodellen:

Resultat = (k1 + k2) / (ek1 + ek2) 

I exemplet i figuren nedan utvärderas en konsult som antas ha 100 poäng för kriteriet k2, med timpriset 600 och övertidspåslaget 100. Endast konsultens poäng för erfarenhet (k1) varieras. Formeln för att beräkna resultatet kan skrivas enligt följande för utvärderingsmodellen:

Resultat = (k1 + 100) / (600 + 100)
Resultat = (k1 + 100) / 700

Resultatet (y) presenteras i figuren som en funktion av kriteriet erfarenhet (k1), allt annat lika. I exemplet ändras resultatet med 0,0286 poäng när poängen för erfarenheten ändras med 20 poäng. Av figuren framgår att sambandet är linjärt. Man kan därför säga att modellen är linjär då ett icke-ekonomiskt kriterium varieras, allt annat lika.

I exemplet i figuren nedan utvärderas en konsult som antas ha 100 poäng för kriteriet k1 och k2, med restidsersättning 100. Endast konsultens timpris (ek1) varieras. Formeln för att beräkna resultatet kan skrivas enligt följande för utvärderingsmodellen:

Resultat = (100 + 100) / (ek1 + 100)
Resultat = 200 / (ek1 + 100)

Resultatet (y) presenteras i figuren som en funktion av kriteriet timpris (ek1), allt annat lika. I exemplet ändras resultatet olika mycket när priset ändras lika mycket (200 kronor). Av figuren framgår att sambandet är olinjärt. Man kan därför säga att modellen är olinjär då ett ekonomiskt kriterium varieras, allt annat lika.