Kan leverantören neka en förlängning?

Fråga: Anser du att en leverantör ska ha rätt att tacka nej när vi vill förlänga ett avtal?

Svar: I normalfallet tycker jag inte att leverantören ska ha rätt att tacka nej till er begäran om att förlänga avtalet. Huruvida en leverantör ska få tacka nej regleras inte i LOU eller LUF så det är viktigt att hantera frågan redan under upphandlingen eftersom det måste göras en reglering i avtalet.

Ett skäl till att leverantören inte ska ha rätt att tacka nej är att om den skulle ha den rätten finns det en risk att ni behöver inleda en upphandling, som ni egentligen inte ser något behov av, redan efter den initiala avtalsperioden.

För att tidsmässigt ha utrymme för att eventuellt hinna genomföra en ny upphandling behöver frågan om förlängning då diskuteras med leverantören minst ett halvår innan avtalet löper ut.

En situation då ni kan överväga att ge leverantören rätt att tacka nej till en avtalsförlängning är om ni tror att det kan göra upphandlingen mer attraktiv för leverantörsmarknaden. I de fall ni är intresserade av att möjliggöra för exempelvis mindre eller lokala företag, som kan ha svårt att binda sig för längre avtal, att delta i upphandlingen kan alternativet övervägas. Det måste då naturligtvis ange redan i upphandlingsdokumenten och gälla lika för alla anbudsgivare.

Det är även viktigt att tänka på att i avtalet reglera hur långt innan avtalsperioden löper ut som ni ska ha rätten att påkalla förlängning utan att leverantören ska kunna tacka nej. Jag skulle säga att tre månader är ett minimum och att en förläggning senare än så ska överenskommas mellan parterna. I upphandlingar där leverantören har mer omfattande avvecklingskostnader, exempelvis personal eller utrustning, bör besked om förlängning lämnas tidigare än så.

Magnus Nilsson
Upphandlingskonsult, Peak Procurement

Vill du ställa frågor till Magnus Nilsson? Mejla info@inkopsradet.se