Om ramavtal har slutits med flera leverantörer uppkommer allt som oftast en situation där en eller flera leverantörer inte vill utföra en viss leverans. Ett av syftena med att sluta ramavtal med flera leverantörer kan vara just att leverantören ibland ska kunna avstå från att leverera. Det kan dock bli problem om avtalet inte reglerar i vilka situationer leverantören har rätt att tacka nej.
Avsaknaden av sådan reglering kan leda till att den upphandlande myndigheten inte får nödvändiga leveranser.
Det öppnar även för oseriös prissättning i ramavtalsupphandlingen på så vis att leverantörer kan lämna väldigt låga priser för vissa efterfrågade varor eller tjänster som de inte avser att leverera, utan i stället tackar nej vid alla avrop av just den varan eller tjänsten. De kan då i stället höja priserna för andra varor eller tjänster i sina anbud vilket gör att den upphandlande myndigheten sammantaget får en högre prisbild än nödvändigt.
Avtalsregleringar av leverantörers möjlighet att tacka nej till att leverera det som efterfrågas i ett avrop kan utformas mer eller mindre tufft.
En minimireglering i ramavtalet bör vara att leverantören alltid ska besvara den upphandlande myndighetens avropsförfrågan. Avropssvar måste alltså lämnas, men kan i dessa fall bestå av så lite som ett nej tack till leveransen.
En något mer omfattande reglering är att leverantören har rätt att tacka nej till att leverera vid vissa avrop men då i sitt avropssvar måste motivera sitt nej tack och ange ett för den upphandlade myndigheten godtagbart skäl. Det är då lämpligt att i ramavtalet ange exempel på vad som kan anses som godtagbara skäl.
Om leverantören ska ges rätt att tacka nej till leverans anser jag att det är lämpligt att överväga om det bör ske en reglering av hur ofta det får ske. Jag tycker att det som grundregel bör tas med en skrivning som anger att leverantören endast undantagsvis får avstå från leverans.
Om det är möjligt bör en sådan grundregel sedan förtydligas med exempel på vad som avses med undantagsvis. Exempelvis genom att ange att leverantören har rätt att tacka nej till ett av fem avrop eller att tacka nej till tre avrop under en rullande tolvmånadersperiod.
Den typen av specifika regleringar kräver en hel del eftertanke för att bli väl fungerande och för att inte få oönskade effekter. Det behöver även ske en samordning med övriga avtalsvillkor. Som exempel kan nämnas krav på inställelsetid då det i vissa fall kan vara svårt för leverantörer att förbinda sig att utföra leverans med kort varsel om de inte har möjlighet att tacka nej förhållandevis ofta. En dialog med aktörerna på den relevanta marknaden inför kravställningsarbetet gör det som vanligt lättare att skriva relevanta avtalsvillkor.
Om avtalet innehåller bestämmelser om begränsningar i att tacka nej bör det även övervägas om särskilda sanktioner vid brott mot dessa bör föras in i avtalet. Avtal innehåller så gott som alltid allmänna bestämmelser om när den upphandlande myndigheten får häva avtalet men dessa kan behöva kompletteras med mer specifika regleringar. Det kan exempelvis innebära att om en leverantör i ett rangordnat ramavtal återkommande tackar nej till leverans kan den förlora sin plats i rangordningen. Vid ramavtal med förnyad konkurrensutsättning kan en exkludering från kommande avrop vara en möjlig sanktion. Även utformningen av sanktioner bör göras med stor omsorg. Jag har sett ramavtal som innehållit vitessanktioner som blir orimliga för leverantörerna att hantera och även svåra för den upphandlande myndigheten att förvalta.
När ramavtalet väl är upphandlat så är det självklart så att det förutsätter en god uppföljning. Följs bestämmelserna inte upp blir de ett slag i luften och kan gynna oseriösa leverantörer som när de lämnar sina anbud utgår från att bestämmelserna inte kommer att tillämpas i praktiken.
Ett avslutande råd till alla upphandlare är att vara lagom kreativa när ni utformar dessa regleringar. Det är lätt hänt att de blir svåra att tillämpa i praktiken eller att de leder till oönskade konsekvenser.
Och ett tips till er leverantörer när ni lämnar anbud är att läsa igenom avtalet noga för att se vad som gäller i dessa delar. Hur och när får ni tacka nej till leverans och vilka konsekvenser får det.
Magnus Nilsson
Upphandlingskonsult, Peak Procurement
Vill du ställa frågor till Magnus Nilsson? Mejla info@inkopsradet.se
Jag håller med att det avgränsar mycket till frågan om vilka handlingar/information som anbudsgivare kan få för att granska upphandlingen. Min tanke att det inte…
Inför en reklamationsfrist före överprövningKommentar av Milena Prav på Inför en reklamationsfrist före överprövning