Uppföljning stoppar nollbud

Metod 4: Aktiv avtalsuppföljning

Aktiv avtalsuppföljning är det viktigaste medlet som upphandlare har för att komma tillrätta med onormalt låga priser som beror på osund strategisk anbudsgivning är. Även avtal som har tydliga definitioner av åtagandet och verksamma sanktioner om åtagandet inte uppfylls förlorar sitt värde om avtalet inte följs upp och om sanktionerna inte utnyttjas när det är motiverat. Skälet till att en anbudsgivare ägnar sig åt osund strategisk anbudsgivning, och offererar priser och andra villkor som den inte har för avsikt att tillämpa, kan vara att anbudsgivaren är förvissad om att köparen inte kommer att följa upp tillämpningen av avtalet.

En upphandlande myndighet eller enhet som vill minska risken för osund strategiskt anbudsgivning är därför tvungen att avsätta resurser för avtalsuppföljning. Ofta behövs det också bättre samordning mellan inköpare och avropare.

Dessutom bör myndigheten säkerställa att verksamheten är organiserad så att det blir så lätt som möjligt att tillämpa avtalet på ett korrekt sätt och så svårt som möjligt att göra fel. Förutom att myndigheten bör sträva efter att skriva så lättillämpade och lättförståeliga avtal som möjligt bör kortfattade tillämpningsanvisningar och beställningsmallar tas fram som gör det lätt för den enskilde att beställa på rätt sätt. Viten och andra sanktioner bör också vara lättillämpade, proportionerliga och kunna avräknas, exempelvis genom kvittning, på kommande fakturor.

Problemet med osund strategisk anbudsgivning, befarar vi, är utbrett i Sverige i dag och har varit så under lång tid. Vi menar att dessa problem kan lösas och att lösningen ligger hos upphandlarna.

Initiativen måste komma från upphandlarna

En aktiv tillämpning av de fem åtgärder som vi har skissat på kräver ingen lagändring, och inte heller något initiativ från leverantörernas sida. Det är hos upphandlande myndigheter och enheter som initiativen måste komma. Det handlar i grund och botten om att använda de verktyg och de möjligheter som finns tillgängliga redan idag, utifrån gällande lagar och regler.

Fördelarna av en förändring är betydande i de fall där man tidigare har haft problem med osund strategisk anbudsgivning. För det första leder åtgärderna till att leveranssäkerheten ökar – om det blir mer kostsamt för företag att inte leverera det som utlovats i anbudet, är det rimligt att förvänta sig en väsentligt högre följsamhet till vad som är utlovat. För det andra blir kostnaden för avropade varor och tjänster mycket mer förutsägbar, och troligtvis också lägre, eftersom man i större utsträckning undviker situationer där leverantören ersätter standardprodukter med dyrare substitut med hänvisning till att de inte är tillgängliga vid avropstillfället.

Även företagen gynnas

Men även företagen gynnas av de fem åtgärder som beskrivits i de tidigare delarna av denna artikelserie. I stället för att ägna tid och kraft åt att kringgå och finna kryphål i avtal genom osunt strategiskt beteende, kan företagen fokusera på att leverera det som är deras raison d’étre – att leverera kundnytta. Det ger ökad konkurrenskraft för företagen, vilket är till fördel både i kommande offentliga upphandlingar och i konkurrensen med andra leverantörer såväl inom som utom landets gränser.

Här är alla delar i artikelserien

Del 1: Så kan nollbud stoppas
Del 2:  Välj utvärderingsmodell med omsorg
Del 3: Kräv förklaring av onormalt låga anbud
Del 4: Rätt avtal kan stoppa nollbud
Del 5: Dokumentera för att stoppa avtalsbrott
Del 6: Uppföljning stoppar nollbud (denna del)

En artikelserie av Kristian Pedersen och Karl Lundvall.
Kristian Pedersen är advokat och delägare i Advokatfirman Kahn Pedersen.
Karl Lundvall är PhD och Managing Economist vid Copenhagen Economics.