Upphandling som når önskad effekt

Utvecklingen på belysningsområdet är just nu snabb. Ny led-teknik minskar energiåtgången och underlättar anpassning av ljuset till individuella behov och de aktiviteter som pågår i lokalen. Belysning som är infälld i akustiktaket har dessutom fördelar framför nedpendlade armaturer.

Även sättet att upphandla belysning ser ut att vara på väg att förändras. Bollnäs kommun visar vägen – genom att upphandla ljus som tjänst. Istället för att ”som vanligt” köpa in armaturer och ljuskällor efterfrågas ett helhetsåtagande från leverantörens sida.

Bakom detta nya grepp står projektet Upphandlingsdriven innovation för regional tillväxt vid Region Gävleborg. Sigrid Petterssén är projektledare:

– Den här upphandlingen ligger väl i linje med den nationella upphandlingsstrategins mål om att främja innovationer och alternativa lösningar.

Bollnäs kommun har en miljöpolicy som går ut på så låg miljöpåverkan som möjligt. Utöver energisnålhet finns det önskemål om att de produkter som köps in består av så stora delar återbrukat och återvunnet material som möjligt.

Upphandlingen avser inomhusbelysning i 1 200 kvadratmeter skollokaler under fem år. Krav ställdes på bland annat lux (ljusstyrka), färgtemperatur och flimmer. Därefter utvärderades anbuden på priset per kvadratmeter lokalyta.

Från leverantörshåll har intresset för upphandlingen varit stort. Dialog har i flera steg hållits med marknadens aktörer.

– Till dialogmötet i Bollnäs kom inte färre än 14 representanter för nio belysningsföretag, säger Sigrid Petterssén berättar att tre företag lämnade in skarpa anbud.

Utöver träffar har utkastet till förfrågningsunderlag varit ute på remiss.

Rent praktiskt är upphandlingen genomförd av en tvärfunktionell arbetsgrupp med experter inom områden som miljö, ljusdesign, upphandling och juridik.

– Samarbetet mellan experter, beställare och upphandlare har varit fantastiskt fint, säger Sigrid Petterssén som konstaterar att experthjälpen är väl värd pengarna.

Själva upphandlingen rattades exempelvis av Sandra Stark och Kent Mähler på Inköp Gävleborg. Federico Favero vid Kungliga Tekniska Högskolans ljuslaboratorium hjälpte till med krav och utvärdering:

– Vi betalade leverantörerna för att bygga upp den testmiljö som vi utvärderade, fortsätter Sigrid Petterssén.

I dagarna monteras den första belysningen av upphandlingens vinnare. Affären kammades hem av innovationsföretaget Två punkt ett, den storleksmässigt minsta av de leverantörer som lämnade anbud.

– Jag skulle vilja säga att Bollnäs kommun är den modigaste kommunen i Sverige som vill satsa på denna typ av tjänst, säger Joel Smedberg, grundare och ägare av Två punkt ett.