”Bara pris räcker inte för utvärdering”

Författarna menar att man ska undvika att skapa onödig förvirring. Dessvärre är det exakt det jag tycker dom gör med sin artikel.

Först vill jag bara säga att det är mycket riktigt att begreppet ”Vi ska köpa det här! Hur mycket kostar det” inte står omnämnt i LOU. Men upphandlingens kärnverksamhet handlar lika lite om LOU som läraryrket handlar om skollagen. Lagen är en uppförandekod, ett rättesnöre som beskriver olika vägval och formella steg i en upphandling men innehåller inget om hur det ska gå till. Jag menar att vare sig läraryrket eller upphandlaryrket handlar om lagen. Det handlar i stället om något helt annat. Jag påstår inte heller att man aldrig ska utvärdera. Jag påstår att mervärdesutvärdering, så som den beskrivs här, inte ska användas eftersom den inte beräknar de vill veta.

Författarna förespråkar tydlighet och enkelhet. Men tydlighet i sig gör inte felaktiga antaganden eller modeller riktiga. Fördelning i procent beskriver bara en relation. Även om det är bättre att använda enkla skalor i stället för komplicerade så har skalan har ingen betydelse för utfallet om metoden är densamma. Vikt är en beskrivning av hur priset måste minska när mervärdet minskar. Alldeles oavsett om man använder poäng eller procent så innebär denna beräkning alltid att kvalitetskriterierna tillskrivs ett fiktivt värde i pengar som ger avdrag på anbudspriset. Det författarna föreslår är med andra ord den beskrivna mervärdesmodellen där den godtagbara kvalitén är en funktion av priset snarare än av behovet.

Vi uppmanas att simulera med realistiska priser och värden för att kontrollera att det inte blir dyrare än motiverat. Man kan fråga sig vilken metod man ska använda för att komma fram till vad som är realistiskt och motiverat. De avdrag man låter ingå i utvärderingsmodellen kan antingen vara lägre än marknadspriset, högre än marknadspriset eller lika stort marknadspriset.

Om vi övervärderar kvalitet, d.v.s. tillskriver kvalitén ett högre avdrag än vad som är motiverat av marknadspriset, tillåter modellen överpriser i anbud som normalt sett skulle vara billigare. Metoden innebär en reell fara för dåliga affärer.

Om vi undervärderar kvalitet, d.v.s. ger kvalitén ett lägre avdrag än vad som är motiverat av marknadspriset ger modellen ingen ökad kvalitet. Marknadspriset för denna kvalitet är högre än vad vi är beredda att betala. Metoden innebär också att leverantörer som offererar den högre kvalitén samtidigt som dom tar betalt för den hamnar i ett sämre läge än en leverantör som avstår från att offerera mervärdet. Att undervärdera värdet av kvalitet på detta sätt motverkar med andra ord kvalitén.

Vi kan därför varken under- eller övervärdera kvalitet. Vi måste värdera kvalitet till sitt rätta marknadspris för att metoden ska fungera. Men om vi gör det är utvärdering inte meningsfullt. Om vi är beredda att betala marknadspriset för mervärdet måste man kunna utgå från att det behövs i verksamheten. Om så är fallet är det ett krav som ska ingå i specifikationen. Om så inte är fallet ska kravet inte vara mer alls eftersom det är kostnadsdrivande. Att ha en modell där priset tillåts vara en funktion av mervärdet menar jag är både slappt och ambitionslöst. Rimligtvis bör man som upphandlare förhålla sig till både pris och kvalitet då verksamheten är budgetfinansierad.

Att motivera och förespråka utvärdering för att man tycker att det är bra, adresserar inte på något sätt andra grundläggande problemen med utvärdering jag skrivit om tidigare. Hur kvalitetskriterier summeras, kriteriernas utbytbarhet, kompensation av bristande mervärde med sänkt pris mm. Den ärlige talar sanning och lägger ”ärliga anbud”, den oärlige gör inte det. Det ligger i sakens natur. Författarnas ide om att man kan skilja dessa åt genom utvärdering förefaller minst sagt märkligt. En leverantör lämnar inte osunda taktiska anbud för att dom är banditer. Dom gör det för att dom kan. Det beror i sin tur nästan alltid på brister i avtalet och/eller underlaget.

Det finns inga gratisluncher. Det finns heller ingen utvärderingsmodell som upphäver förhållandet mellan pris och kvalitet eller som fattar beslut åt myndigheten om vilken kvalitetsnivå verksamheten är i behov av. Man måste veta vad man vill uppnå och ha och ställa frågan – hur mycket kostar det?

Om förstärkning av servostyrning är ett krav från verksamheten så ska det kravställas efter det. Att endast en aktör kan leverera leder förhoppningsvis att övriga utvecklar sina produkter. (Det är så en marknadsekonomi fungerar.)
Om reguljär servostyrning duger så finns det ingen anledning att betala mer för den förstärkta, för då köper man fel kvalitet.

Det finns inte bra eller dålig kvalitet. Det finns däremot rätt eller fel kvalitet för det specifika syftet.

Det är min bestämda åsikt, som man naturligtvis får tycka vad man vill om:)

Denna diskussion passar mig som handen i handsken just nu! Jag håller på med ett bokprojekt i Studentlitteraturs regi, med arbetsnamnet:
”DE GODA AFFÄRERNA MED LEVERANTÖRER;
– Om konsten att ställa rätt kvalitetskrav vid inköp och upphandling”

Mina erfarenheter när det gäller kvalitetsutvecklingorådet har jag från SKF, där jag var anställd i 48 år, omväxlande olika tekniska sysslor och länder, och de sista 15 åren som kvalitetssäkringschef i koncernen. Jag betraktar mig själv som kvalitetsnörd 😉

Jag tänkte mig olika stora avsnitt i boken, men ju mer jag försökte förstå varför det är skillnad att göra goda affärer mellan offentliga och privata sektorns inköp/upphandling. (Varför heter det ”upphandling”?) Jag har därför gjort strukturen så, att det som behandlas gäller oavsett vem som ska beställa från leverantörer.Men den offentliga sektorn har en juridik att förhålla sig till, så det blir ett avsnitt om den processen.

Jag är van att bedöma priset i förhållande till värde, både som kvalitetsprofessionell och som privatperson. I vardagen är jag tveksam till den produkt som har det lägsta priset, utan som sagt, det är värdet som är intressant. Sedan kommer det in faktorer som livslängd, hållbarhetsaspekter, uppförandekoder och estetik. Ibland har produkten egenskaper som ger lite extra, som man är villig att betala för. Det samma gäller naturligtvis då organisationer ska handla, och inom den privata sektorn görs dessa bedömningar dagligen, utan att andra leverantörer kan överklaga.

Men det är stor skillnad mellan att handla upp en påse spik och att handla upp en äldreboendetjänst. I det första fallet är produkten standardiserad med tydlig specifikation, där gäller lägsta pris. I det andra fallet, är det svårt att specificera tjänstekvaliteten, även om det går. Men i lite större affärer, som påminner om partnerskap/outsourcing, kommer jag i boken att trycka på att leverantörers arbetssätt med kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling ska bedömas.

Jag kommer att lansera begreppen ”q”, ”Q” och ”Giant Q”.
– ”q” är de direkta mätbara kvalitetsparametrarna och egenskaper som produkter (=varor och/eller tjänster har)
– ”Q” är det arbetssätt som organisationer har, för att säkerställa och utveckla kvaliteten ”q”. Detta kan kallas kvalitetsutveckling eller verksamhetsutveckling som Svenska Institutet för Kvalitet, SIQ, skulle säga. ISO 9001 är en standard som har som ambition att titta på ”Q” – aktiviteter, men min uppfattning är att det kan tjäna som en bas och golv, men räcker inte om man vill nå ”taket”.
– ”Giant Q” är ett samlingsbegrepp som står för krav om hållbarhetsaspekter, ”CSR, Code of Conduct, FNs deklarationer inom området. Det finns många beröringsytor mellan ”Q” och ”Giant Q”, t.ex. livslängd och att produkterna ska ge högsta värde ur ett livscykelperspektiv

Kruxet inom offentliga upphandlingar, är i vilket stadie som dessa båda områden kan användas. Som kvalificeringskrav, ”ska-krav”, går det bra att använda båda, men under utvärderingen är det svårare att tillfredsställa juridiken. För ”q” är det OK, om man hittar ”bör-krav” som ger extra värde, men i denna fas säger LOU att det som utvärderas måste ha direkt anknytning till produkten kvalitet. Jag tror att det går att finna arbetssätt som är direkt avgörande för att produkten ska hålla bra kvalitet. Speciellt när tjänster ska bedömas, (vilket utgör huvuddelen av det som den offentliga sektorn handlar för) är det viktigt att utvärdera leverantörens arbetssätt. Tjänsters kvalitet skapas och uppstår då leverans sker.

I min gamla verklighet skulle vi aldrig komma på tanken att omvandla kvalitet i monetära storheter, eller bedöma pris med hjälp av poäng. För mig verkar det krångligt och mekaniskt sätt att arbeta, en professionell inköpare med hjälp av specialister kunna göra en övergripande bedömning utifrån vilket värde som respektive leverantör kan leverera.

Jag pratar alltså om lite större affärer, som oftast innebär partnerskap mellan kund och leverantör. Exempel på ett sådant förhållande är när t.ex. vi köpte en värmebehandlingstjänst, som är kritisk för produktens funktion, och har stor betydelse för det egna varumärket. I en sådan process för att göra den bästa affären, så granskas naturligtvis produkten noga, men lika viktigt det arbetssätt som leverantören har för att säkra och utveckla produktens kvalitet.

Man kan finna goda föredömen inom bilindustrin, då de gör inköp, och de krav som ställs på leverantörer. Där ställs mycket specifika krav på leverantörers arbetssätt, som vida överstiger ISO 9001 certifikat. Det har utvecklats en särskild standard för bilindustrin, TS 16949, men ändå så har varje bilbyggarföretag specifika krav som ska uppfyllas. Här handlar det mycket om att kunden vaktar sitt varumärke, och ibland köper in kunskap som man inte själv har.

Varför råder inte detta förhållande inom den offentliga sektorn. Varför innehåller inte tilldelningskriterierna både ”q” och ”Q”?. Jag tror att det beror på rädslan att göra fel, att det blir överklaganden och ev. rättsfall, och det vill en upphandlare som inte har vass kvalitetskunskap vara med om.

Jag är mycket intresserad av att få feed back från denna panel om mina tankegångar. Jag behöver input från sakkunniga, så att den kommande boken ger så mycket värde som möjligt till målgruppen, som är alla som är inblandade i inköpsprocesser och upphandling. Skriv gärna svar här så att fler kan följa och tycka till om ämnet. Ni får också gärna kontakta mig direkt.

Mvh,
Folke Höglund
folke.hoglund@gmail.com
Mobil: 0706 37 40 37

Fråga:
Hur behandlar ni livscykelperspektivet i sammanhanget:
Det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet
‒ bästa förhållandet mellan pris och kvalitet,
‒ kostnad
‒ pris.
och hur räknar man ut livslängd, när angiven livslängd brukar vara att 90 % överlever den tid som uppges?